ÆFING 3: Að útbúa ferilskrá og skrifa kynningabréf

Þegar þú hefur lokið við að rannsaka atvinnutækifæri og fundið nokkur sem þér líst vel á þarftu að útbúa nokkur skjöl til að sækja um starf.

Venjulega eru 2 aðalskjöl notuð í umsóknarferli: starfs- og námsferilskrá (CV) og fylgibréf.

Starfs- og námsferilskrá (CV) veitir yfirsýn yfir reynslu þína og hæfni. Kynningarbréfið sem fylgir ferilskrá þinni er einnar blaðsíðna skjal sem veitir mögulegum vinnuveitanda upplýsingar um hvers vegna þú sækir um stöðuna, hvað gerir þig hæfan til starfans og hvað þú viljir leggja af mörkum til fyrirtækisins / stofnunarinnar.

Starfs- og námsferilskrá þín og kynningarbréf ættu að sannfæra hugsanlegan vinnuveitanda um að þú sért besti umsækjandinn fyrir starfið.

Æfingin miðar að því að styðja þig í að útbúa starfsumsókn: starfs- og námsferilskrá og fylgibréf.

Hér er það sem þú þarft að hafa með í starfs- og námsferilskránni þinni, hugleiddu vandlega eftirfarandi atriði:

• Að hvaða starfi er ég að leita að (hjúkrunarfræðingur, ritari, vélvirki, upplýsingatækni?)
• Hvers konar starfsmanni er verið að leita að? Hvers konar manneskju vilja þeir ráða? Reyndu að finna eins mikið af upplýsingum um atvinnurekandann og mögulegt er og hafðu þetta í huga við gerð starfs- og námsferilsskrárinnar.
• Dæmi um starfs- og námsferilskrár og kynningarbréfs má finna á heimasíðu Vinnumálastofnunar (https://vinnumalastofnun.is/radgjof-og-thjonusta/radgjafathjonusta/ferilskra-og-kynningarbref)
• Persónuupplýsingar, þar á meðal nafn, heimilisfang, símanúmer, netfang og hugsanlega prófíl á samfélagsmiðlum eða faglegum vettvöngum. Oft eru gefnar upp fjölskylduaðstæður og aldur og gott er að hafa mynd á ferilskránni.
• Skólar og fagleg menntun
• Starfsreynsla, byrjaðu á nýjasta starfi þínu og settu inn dagsetningar fyrir eldri störf, gott getur verið að bæta við tímabundnu verkefnum/störfum og sjálfboðavinnu sérstaklega ef það tengist vinnunni sem sótt er um.

Það eru tvær leiðir til að setja fram starfs- og námsferilsskrá. Sumir byrja á því að gefa grunnupplýsingar um menntun (sú nýjasta fyrst) og byrja síðan með fyrsta starfinu í tímaröð en algengara er að byrja með núverandi eða síðasta starfinu fyrst og fara síðan aftur í tímann. Það getur verið að þú viljir leggja áherslu á ákveðin tímabil, störf og menntun í starfs- og námsferilsskránni, ef þú hefur verið óvirk síðustu ár, byrjaðu þá á fyrstu starfsreynslunni þinni.

• Varðandi færni og hæfni sem þú hefur öðlast með þjálfun og fyrri störfum þá skal alltaf vísað til þeirrar nýjustu fyrst. Þú þarft að a.m.k. að skilgreina:

a. tungumálakunnáttu
b. tölvukunnáttu
c. önnur mikilvæg færni (þ.e. ökuskírteini osfrv.)

• Frekari hæfni/þjálfun
• Áhugamál og/eða sjálfboðavinna sem gæti skipt máli (ekki alltaf).
• Á netinu getur þú fundið dæmi um starfs- og námsferilsskrár sem mæta þörfum ólíkra atvinnuleitenda.

Upp á síðkastið hefur orðið vart við vaxandi eftirspurn á EUROPASS ferilskrársniðmátinu sem þú getur fyllt út á auðveldan hátt á netinu og hlaðið niður. Sjá nánar vefsíðu: EUROPASS (https://europa.eu/europass/eportfolio/screen/profile-wizard?lang=en) en þar getur þú búið til ferilskrá á öllum evrópskum tungumálum, með leiðsögn.

Hér er það sem þarf að koma fram í kynningabréfi þínu:

1. Dagsetning – byrjaðu á því, settu það efst í vinstra horni skjalsins

2. Tengiliðaupplýsingar

Það eru tvær leiðir til að skrá tengiliðaupplýsingar á kynningabréfi þínu, allt eftir því hvort það er á tölvutæku formi eða í pappír. Ef þú sendir inn fyllir inn stafræna umsókn á netinu þá verður þú að fylgja þeim leiðbeiningum sem þar eru gefnar.

Í pappírsútgáfu setur þú persónuupplýsingar undir dagsetninguna. Eftirfarandi eru lágmarksupplýsingar sem þú ættir að setja á bréfið:

• Nafnið þitt
• Borg/bær, sveitarfélag
• Sími
• Netfang eða jafnvel veffang (t.d. á Skype eða WhatsApp)
  
  

3. Ávarp (svo sem kæri hr. / frú/ mannauðsstjóri)

4. Efni

Venjulega samanstendur efnið bréfsins af 3 málsgreinum: opnun, miðja og lokun. Í upphafsgreininni kynnir þú sjálfan þig og lætur viðmælanda þinn vita af hverju þú sækir um þetta starf og hvernig þú fannstu atvinnuauglýsinguna. Þú ættir að hljóma spennt fyrir þessu atvinnutækifæri. Í miðri málsgreininni kynnir þú mest viðeigandi reynslu þína og talar um sérstaka hæfni og færni sem gerir þig að góðum valkosti fyrir starfið. Athugaðu að viðkomandi mun líklega hafa lesið ferilskrána þína þegar, svo þú skalt forðast að endurtaka punktana úr henni. Í staðinn skaltu tala um atriði sem dýpka þær upplýsingar sem fram koma í ferilsskrá og tengjast sérstaklega starfinu. Ef þú hefur skýra sýn á hvað þú getur lagt af mörkum til starfsins skaltu deila því sem möguleika í þróun starfsins. Hafðu alltaf í huga að þú vilt sannfæra vinnuveitandann um að þú sért besti umsækjandinn … Og í lokamálsgreininni þakkar þú vinnuveitandanum fyrir að taka umsókn þína til skoðunar.

Hafðu í huga að kynningabréfið má ekki vera langt, hámark 1 A4 blaðsíða.

Hér er gagnlegir hlekkir sem getur hjálpað þér með orðalagið í kynningabréfinu:

Það er líka til EUROPASS kynningabréfssniðmát. Þú getur búið til forsíðubréf á öllum evrópskum tungumálum og fyllt út viðeigandi sniðmátahluta. Þú getur fundið það hér:

• Upplýsingarnar Í starfs- og námsferilskrá og kynningarbréfi ættu að vera aðlagaðar að því starfi sem þú ert að sækja um. Það er engin þörf á að deila æfisögunni heldur aðeins þeim upplýsingum sem skipta máli fyrir ákvörðun um ráðningu;

• Skjölin eiga að vera skýrt sniðin og nota á venjulega leturgerð (Arial, Verdana, Calibri). Algengasta leturstærðin er 11 punktar.

• Prentaðu út skjölin þín og farðu vel yfir uppsetningu og stafsetningu. Ef þú hefur tök á fáðu einhvern annan, sem þú veist að getur hjálpað, til að lesa yfir.